Bisnis yang terikat secara professional akan melibatkan banyak elemen penting. Biasanya kesepakatan yang dijalin juga akan dilakukan secara legal. Hal ini untuk melindungi kepentingan masing-masing pihak. Bahkan, sering kali seluruh rapat yang melibatkan banyak pihak akan menghasilkan minutes of meeting atau disebut dengan MOM.
Minutes of meeting dianggap sebagai sebuah catatan penting yang merupakan bagian dari kesepakatan yang telah dimiliki oleh seluruh pihak. Bentuk dari MOM ini adalah sebuah dokumen yang memiliki rincian dari seluruh hasil rapat hingga rincian yang berkaitan dengan perjanjian berbasis hukum. Bahkan, tidak sedikit juga professional yang menggunakan MOM ini sebagai remindeer. Hal ini juga yang membuat banyak pihak atau perusahaan mencoba untuk membuat contoh minutes of meeting.
Daftar Isi
Memahami minutes of meeting
Kamu harus memahami bahwa minutes of meeting merupakan sebuah dokumen yang sangat penting untuk terjalinnya kesepakatan professional. Dokumen itu berisi seluruh hal dari tiap-tiap meeting atau rapat yang dilakukan. Dokumen ini juga berisi hasil kesepakatan yang didapat saat meeting atau rapat. Kamu harus ingat bahwa dokumen ini harus dibuat tentu saja sebelum meeting dimulai, saat pengerjaan meeting maupun saat telah selesai meeting dilakukan.
Biasanya format dan contoh minutes of meeting memuat mengenai nama dan tujuan meeting, peserta atau anggota perusahaan yang mencontoh meeting, pemimpin meeting, hasil dari meeting yang pernah dilakukan, tempat untuk meeting, keputusan meeting yang disepakati oleh seluruh peserta meeting, serta catatan tambahan lainnya. Namun, sebagian orang juga sering melakukan perubahan dengan penyesuaian dari seluruh kesepakatan yang ingin diraih. Hal ini juga berkaitan dengan penyelenggara dari rapat yang dilakukan untuk jangka waktu tertentu.
Cek Cara Mengganti Background di Zoom Meeting
Hal yang perlu diperhatikan dari minutes of meeting
Ada beberapa hal penting yang memang harus diperhatikan secara seksama. Cara seperti ini dilakukan untuk memaksimalkan hasil rapat dan kesepakatan yang melibatkan seluruh jalinan professional. Misalnya saja dokumen ini harus bisa mencatat seluruh poin inti yang diciptakan selama meeting. Namun, tidak seluruh kata atau pembicaraan selama pengerjaan meeting dimasukkan ke dalam minutes of meeting. Kamu cukup memasukkan poin penting saja dalam dokumen itu. Oleh sebab itu, benar-benar penting untuk memahami materi meeting sesaat sebelum meeting diawali. Melainkan ini bertujuan agar kamu dan professional lainnya memahami materi yang akan dibahas selama meeting. Dengan memahami materi meeting maka akan semakin membantu untuk menghasilkan kesepakatan yang lebih baik.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah metode untuk pengambilan seluruh data penting untuk dokumen. Kamu bisa merekam pengerjaan meeting dengan memakai alat perekam seperti smartphone. Cara seperti ini dianggap akan membantu kamu dan memudahkan dalam mendapatkan hasil meeting dengan lebih valid. Hindari pencatatan secara manual pada bagian ini. Apalagi metode manual seperti itu justru dianggap akan dikhawatirkan ada poin-poin yang terlewatkan yang tidak kamu dengan dengan baik. Kamu disarankan menggunakan bantuan alat perekam yang lebih memudahkan proses pencatatan. Ini juga memberikan detail yang lebih konsisten selama pengerjaan meeting berlangsung.
Seluruh hasil pencatatan sebaiknya disesuaikan dengan pembicaraan dan kesepakatan secara professional. Hal yang harus kamu hindari adalah tidak memasukkan anggapan pribadi atau opini ke dalam minutes of meeting. Kondisi seperti ini dilakukan karena dianggap berpengaruh terhadap perusahaan. Format yang kamu lakukan dari metode pencatatan secara anggapan pribadi karenanya akan dievaluasi tidak professional oleh anggota meeting sampai perusahaan dalam level yang lebih tinggi.
Hal lain yang harus diperhatikan adalah dengan melakukan pengamatan dan membacakan hasil minutes of meeting yang telah diciptakan saat meeting telah selesai. Cara lain yang diterapkan dengan membaca seluruh hasil dari pencatatan kepada seluruh anggota meeting sehingga bisa memahami keputusan-keputusan apa saja yang diambil selama meeting. Metode seperti ini juga dilakukan untuk mengenal kekurangan dari hasil minutes of meeting yang telah diciptakan. Bahkan, kamu juga merevisi hal-hal yang kurang sesuai dari pencatatan rapat itu. Biasanya pencatatan ini dilakukan untuk membantu seluruh anggota meeting untuk mengkaji catatannya masing-masing sehingga akan sesuai dengan hasil pencatatan.
Panduan membuat minutes of meeting
Berikut ini ada beberapa panduan yang bisa kamu gunakan untuk membuat dari contoh minutes of meeting seperti:
Siapkan format sebelum rapat
Untuk memudahkan kamu dalam pencatatan seluruh hal penting saat rapat dan tidak melupakan satu hal dan yang lainnya dengan membuat format dokumen sebelum rapat. Format seperti ini biasanya berisi berita yang disesuaikan dengan keadaan, mulai dari nama dan tujuan rapat, lokasi, daftar hadir atau peserta, nama pembicara, hasil rapat sebelumnya (sekiranya relevan), keputusan yang telah disepakati, agenda yang akan dilakukan, hasil voting, dan catatan tambahan. Namun, kamu juga bisa melakukan penyesuaian terhadap kondisi rapat yang dilakukan sehingga ada beberapa bagian yang dikurangi atau ditambahkan.
Mengenal lebih dalam tentang tujuan meeting
Tentu saja kamu harus mengenal lebih baik dan lebih dalam tentang tujuan rapat hal yang akan dicapai dari masing-masing kesepakatan. Sebagai pencatat, kamu harus mencontoh seluruh diskusi yang pastinya dibuat hingga yang akan dibahas di rapat itu. Kuasai dan baca seluruh dokumen yang berkaitan dengan rapat itu. Bahkan, kamu juga patut mengenal materi yang sedang dibahas. Hal ini untuk memudahkan kamu untuk mengenal yang akan ditulis dan bisa menjelaskannya kembali setelah rapat itu selesai.
Lakukan metode perekaman untuk pengerjaan yang lebih baik
Bila kamu merasa kurang yakin terhadap kemampuan dalam mencatat seluruh hasil meeting mungkin bisa melakukan metode perekaman. Biasanya metode seperti ini akan menjadi bagian epnting untuk mengkaji ulang bahan diskusi dan keputusan dalam rapat hal yang demikian baik dengan memakai tulisan tangan atau ketikan komputerisasi. Selain itu, hasil dari perekaman juga akan memudahkan kamu untuk mendapatkan kembali seluruh poin yang tidak tercatat secara manual. Namun, pastikan juga bahwa kamu bisa melakukan antisipasi dari hasil perekaman yang tidak sesuai atau tidak jelas akibat adanya distorsi.
Kamu harus mencatat seluruh inti dan point dari rapat
Beberapa orang mungkin merasa kesulitan untuk memperdengarkan komunikasi yang sedang berlangsung. Apalagi bila hal itu harus dikonversi menjadi sebuah pencatatan. Hal ini yang membuat kamu harus mencatat kata per kata untuk memudahkan proses pencatatan semuanya. Biasanya, cara seperti ini akan memakan waktu lama dan berpotensi untuk ketinggalan. Biasanya lakukan pencatatan dengan melibatkan beberapa poin penting saja. Hal ini yang membuat kamu harus menguasai seluruh berita rapat atau referensi yang digunakan.
Hindari penggunaan opini dari pencatatan
Tentu saja ini harus dilakukan untuk mendapatkan hasil pencatatan yang lebih baik dan krusial. Jangan pernah memasukkan opini dalam pencatatan itu. Apalagi hal ini justru akan mempengaruhi point penting yang memang sangat dibutuhkan dalam persetujuan setiap hasil rapat.
Lakukan pembacaan ulang dari MOM bila diperlukan
Kamu juga bisa melakukan kajian kembali dari pencatatan yang telah dibuat. Pembacaan ini dilakukan didepan dari seluruh anggota rapat. Hal ini juga memudahkan kamu untuk memperbaiki kesalahan dari point yang kamu dapatkan.
Contoh minutes of meeting dengan format sederhana
Ada beberapa bagian format yang memang sering menjadi bagian dari contoh minutes of meeting. Format seperti ini juga digunakan untuk mempermudah dari pencatatan. Beberapa bagian format itu seperti:
- Ringkatan Topik yang terdiri dari keterangan Hari dan Tanggal
- Agenda rapat yang berisi rincian dari waktu setiap topic
- Catatan hasil pertemuan atau rapat secara rinci
- Daftar peserta yang ikut dalam rapat
