Komunikasi bisnis merupakan salah satu bentuk interaksi yang dilakukan antar manusia, baik secara lisan maupun tulisan. Seperti komunikasi antara atasan dan bawahan, komunikasi antara manajer dan pemilik perusahaan, ataupun komunikasi dalam pemasaran produk.

Sejak manusia dilahirkan maka ia sudah bisa berkomunikasi dengan manusia lainnya. Bahkan sejak masih berupa janin, manusia sudah bisa berkomunikasi lewat pendengaran. Dalam proses komunikasi terjadi beberapa cara yakni ada komunikasi satu arah dan dua arah. Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang disampaikan satu orang tanpa adanya proses dialog atau tanya jawab. Sedangkan komunikasi dua arah adalah komunikasi aktif yang satu sama lain berdialog.

Salah satu unsur yang penting sekali dan harus ada dalam membangun suatu perusahaan agar sukses adalah adanya komunikasi dalam bisnis. Komunikasi dalam bisnis adalah suatu interaksi yang terjalin antara lebih dari satu orang di dalam satu perusahaan untuk memajukan usaha bersama. Misalkan komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan usaha, manajer dan karyawan.

Komunikasi dalam bisnis akan berjalan efektif jika disampaikan secara jelas dan masing-masing karyawan, manajer dan pimpinan usaha berusaha memenuhi tugas, kewajiban dan pekerjaannya. Berbagai permasalahan mungkin timbul suatu waktu. Contohnya: konsumen yang komplain atau tak puas dengan produk, karyawan yang menggelapkan uang perusahaan, penjualan yang menurun drastis, karyawan yang mulai banyak resign dan lain-lain.

Semua permasalahan di atas perlu dikomunikasikan secara bersama atau internal perusahaan. Sehingga komunikasi dalam bisnis dapat membantu menyelesaikan atau meredakan semua gejolak yang terjadi di perusahaan. Masing-masing pihak berusaha melakukan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran.

Pengertian Komunikasi Bisnis Secara Umum

Komunikasi bisnis merupakan salah satu disiplin ilmu yang wajib dipelajari oleh para pelaku usaha. Untuk mempelajari ilmu ini marilah kita mulai dengan memahami pengertiannya secara bahasa dan istilah. Menurut bahasa, komunikasi dalam bisnis adalah suatu interaksi penyampaian pesan bisnis yang dilakukan satu orang ke orang lain.

Dalam hal ini, tidak akan berlangsung pesan bisnis jika orang yang terlibat di dalamnya hanya satu orang. Minimal dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dalam memberikan suatu pengetahuan tentang bisnis maka disebut komunikasi bisnis. Komunikasi dalam bisnis dapat berlangsung di dalam internal perusahaan dan di luar perusahaan.

Komunikasi dalam bisnis dapat berjalan baik dan tidak baik. Hal tersebut tergantung subyek atau pelaku di dalamnya. Komunikasi yang bagus adalah yang mampu diterima dan dipahami oleh para pendengarnya secara jelas. Cara melakukan komunikasi dalam bisnis bisa lewat bahasa tubuh, lisan maupun tulisan. Adapun maksud seseorang berkomunikasi ini untuk kepentingan tertentu.

Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Ahli

Sebagian pakar dan ahli komunikasi dan sosial seperti Wayne Murlin Bats dan William C Himstreet berpendapat bahwa komunikasi bisnis adalah interaksi yang terjadi antara dua manusia atau lebih untuk saling bertukar informasi bisnis diantara sesama manusia. Dengan adanya komunikasi ini maka orang akan memahami bisnis yang disampaikan padanya.

Rosenbalt pada tahun 1982 menjelaskan komunikasi dalam bisnis sebagai suatu kegiatan untuk saling menukar pengetahuan, gagasan, informasi, opini, dan lain sebagainya. Penyampaian pesan dilakukan secara individu maupun kelompok dalam bentuk ciri atau simbol dalam rangka meraih maksud dan visi misi perusahaan.

Persing mengemukakan bahwa komunikasi bisnis adalah suatu bentuk pemberian pesan lewat simbol atau lambang melalui wujud lisan, dan tulisan. Umumnya dipergunakan dalam rangka menjual dan memasarkan produk dan jasa kepada masyarakat luas demi mendapatkan laba atau profit secara berkesinambungan.

Pada tahun 1994, Kantz mengemukakan analisisnya terhadap apa itu komunikasi dalam bisnis. Ia menjelaskan dengan sederhana bahwa komunikasi dalam bisnis adalah suatu interaksi antara sesama manusia untuk menukar atau menyampaikan konsep, pesan, dan gagasan usaha yang berkenaan dengan raihan yang mau dicapai oleh pihak perusahaan yang umumnya bersifat profitable.

Penjelasan Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah suatu penyampaian ide dan informasi yang berlangsung di antara orang-orang yang terlibat dalam satu bisnis secara internal maupun eksternal (di luar perusahaan atau bisnis). Acapkali komunikasi dalam bisnis berjalan efektif dan terkadang tidak efektif.

Komunikasi semacam ini dapat disebut efektif apabila manajemen dan seluruh pegawai bahu membahu saling berinteraksi dan berkomunikasi secara harmonis dengan meninggalkan ego masing-masing atau mengutamakan kepentingan bisnis bersama.

Secara praktiknya, komunikasi dalam bisnis yang efektif tidak mudah dijalankan. Semua harus sadar akan peranan dan tanggung jawabnya untuk mengutamakan kepentingan bisnis. Suatu kesalahan dalam komunikasi ini mesti dihilangkan supaya bisnis dapat berjalan lancar.

Ilmu komunikasi bisnis merupakan bagian ilmu terapan yang dipelajari khusus dalam mata kuliah bisnis dan komunikasi. Banyak perusahaan besar dan kecil menerapkan komunikasi dalam bisnis secara efektif. Yang hasilnya berdampak pada peningkatan kinerja karyawan, peningkatan laba perusahaan dan meningkatnya kesejahteraan pegawai.

Komunikasi dalam dunia bisnis yang berjalan secara harmonis dapat melingkupi banyak topik. Contoh : aspek gagasan usaha terbaru, studi kelayakan bisnis, merencanakan usaha yang tepat, proposal usaha yang menarik, cara pengambilan keputusan, negosiasi yang baik, pemenuhan orderan dan delivery, sampai soal keberhasilan penjualan dan pemasaran.

Banyaknya perusahaan yang mengalami kegagalan usaha dan bangkrut. Salah satu sebabnya, perusahaan tidak mampu menjalankan komunikasi yang baik antara karyawan, klien, suplier, atasan dan manajer. Inilah yang membuat Robert T Kiyosaki menempatkan aspek komunikasi dalam bisnis sebagai bagian yang harus terdapat pada perusahaan yang baik dan besar.

Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam bisnis dapat berlangsung secara baik apabila memenuhi unsur-unsur di bawah ini, antara lain:

1. Adanya dua orang atau lebih yang terlibat di dalamnya. Tentu komunikasi dalam bisnis tidak dapat berjalan baik jika dilakukan sendiri
2. Memakai cara non verbal, tulisan dan lisan. Sesuatu disebut komunikasi bisnis jika dilakukan dengan cara lisan, tulisan dan non verbal. Tentunya, komunikasi yang berkenaan dengan bisnis.
3. Memiliki tujuan jelas

Bentuk Komunikasi Bisnis

Komunikasi dalam dunia bisnis mempunyai banyak bentuk. Berikut ini macam-macam bentuk komunikasi bisnis yang terdapat pada perusahaan, antara lain:

1.Komunikasi dari bawah ke atas

Inilah komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan. Segala permasalahan yang berada di bawahan disampaikan kepada pihak manajer. Supaya dapat dicari solusi atau jalan keluar atas setiap permasalahan yang terjadi di tingkat bawah. Komunikasi ini hanya berjalan di tingkat internal perusahaan. Lihat juga tentang studi kelayakan bisnis.

Adanya komunikasi dari bawah ke atas sesuai dengan hierarki atau organisasi perusahaan. Semua operasional dan permasalahan bisnis tidak hanya diketahui bawahan tapi juga atasan. Yang membuat perusahaan dapat berjalan baik.

Ada beberapa topik yang sering dijadikan komunikasi dalam bisnis dari bawah ke atas. Seperti : formulir, umpan balik, survey, dan laporan. Untuk laporan sangat banyak jenisnya. Seperti laporan keuangan, pemasaran, penjualan, dll. Yang semua laporan bisa ditampilkan dalam bentuk tulisan teks, angka, gambar, foto, diagram dan statistik.

2.Komunikasi dari atas ke bawah

Ini merupakan kebalikan dari komunikasi dalam bisnis dari bawah ke atas. Komunikasi yang berjalan dari atas ke bawah yang berupa instruksi dan pedoman bagi karyawan dalam mengerjakan setiap wewenang dan tanggung jawabnya. Komunikasi seperti ini cenderung keras dan memaksa karena atas perintah atasan.

Komunikasi dari atas ke bawah terdiri-dari dua macam yakni perintah atasan ke satu karyawan. Kedua, perintah atasan ke semua karyawan. Perintah itu harus dipatuhi sebagai bagian dari karyawan yang baik. Dan sudah menjadi kewajiban karyawan mematuhi perintah atasan. Dan sudah menjadi hak pimpinan perusahaan untuk mengatur dan memerintah karyawan dengan baik.

Contoh atau bentuk komunikasi dari atas ke bawah bisa berupa lisan, tulisan, memo atau surat. Dalam memerintah kepada bawahan, sang atasan haruslah bersikap bijak. Perintah diberikan secara jelas dan profesional. Adapun isi perintah bisa berkaitan dengan proses produksi, proses keselamatan kerja, atau ketentuan baru.

3.Komunikasi bisnis internal lateral

Apa itu komunikasi bisnis internal lateral? Yaitu suatu komunikasi yang dilaksanakan pada jajaran internal perusahaan. Komunikasi terjalin antara sesama karyawan pada bagian sama atau berbeda department. Misalkan komunikasi karyawan administrasi dengan pegawai bagian marketing. Untuk melakukan komunikasi internal lateral sesama karyawan dapat dilakukan lewat lisan atau tulisan. Misalkan menggunakan telepon, email, pesan singkat ataupun chatting.

4.Komunikasi bisnis eksternal

Komunikasi dalam bisnis jenis ini bersifat keluar. Suatu komunikasi yang dijalankan dengan orang luar. Tentu dibutuhkan strategi tersendiri supaya komunikasi dalam bisnis dengan pihak luar seperti konsumen atau pelanggan maupun prospek, mitra, vendor, suplier, distributor atau agen berjalan baik.

Sekarang yang jadi pertanyaan, apakah perusahaan anda sudah menjalankan komunikasi yang baik diantara komponen usaha? Bila belum maka anda bisa memperbaikinya. Jika sudah maka anda tinggal menyempurnakan. Komunikasi dapat berjalan lancar berkat dukungan semua pihak yang berada di dalam internal bisnis.

Fungsi Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis yang terjalin pada suatu usaha umumnya berfokus pada keuntungan perusahaan. Mereka yang terlibat di dalamnya berusaha melakukan komunikasi yang berfungsi untuk banyak hal, antara lain:

1.Informatif

Fungsi utama komunikasi dalam bisnis adalah menyampaikan informasi. Dengan informasi yang diberikan atasan atau sesama karyawan maka ia bisa mendapatkan informasi secara tepat waktu dan lengkap. Sehingga ia dapat melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

Semua karyawan di bagian-bagian tertentu membutuhkan pengetahuan terbaru untuk meng-upgrade pengetahuan dan skillnya. Dengan komunikasi dalam bisnis segala informasi bisa dibagikan kepada sesama karyawan bahkan atasan dan bawahan. Contohnya informasi tentang izin cuti, asuransi kesehatan dan jaminan sosial, jaminan keamanan dll.

2.Regulatif

Maksud komunikasi dalam bisnis sebagai alat yang berfungsi regulatif adalah yang berkenaan dengan peraturan-peraturan yang diterapkan pada satu perusahaan. Umumnya fungsi ini berada dalam pihak manajemen atau pimpinan perusahaan. Lihat juga tentang content marketing.

3.Fungsi Persuasif

Komunikasi dalam bisnis bisa berfungsi sebagai alat persuasif. Ketika seorang pemimpin bisnis mendapati usahanya tidak bergerak maju. Kemudian pemimpin bisnis melakukan persuasif kepada bawahannya ketimbang menyampaikan instruksi. Cara ini dianggap efektif untuk meningkatkan produktifitas karyawan secara sukarela dari hati.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Suatu komunikasi bisnis dilakukan tentunya ada maksud dan tujuan tertentu yang ingin disampaikan yang meliputi:

1.Menyampaikan data

Data yang disampaikan yang berkenaan dengan kegiatan usaha. Contoh : seorang direktur pemasaran memasang iklan di surat kabar nasional untuk merekrut tenaga pemasaran baru supaya dapat meningkatkan omset penjualan.

2.Melaksanakan kegiatan persuasi

Kegiatan persuasi merupakan komunikasi bisnis yang sangat efektif meyakinkan dan mempengaruhi orang lain. Supaya tertarik membeli barang yang kita tawarkan.

3.Melaksanakan kerjasama

Tujuan komunikasi dalam bisnis lainnya adalah untuk mengadakan kerjasama. Kerjasama bisa dalam bentuk bantuan pinjaman usaha, pengembangan pasar, inovasi produk, dan lain-lain.

Manfaat Komunikasi Bisnis

Berkaitan dengan manfaat atau kegunaan komunikasi dalam bisnis, berikut ini beberapa manfaat komunikasi bisnis di dalam perusahaan, antara lain:

1.Keterlibatan pegawai semakin meningkat

Sebuah bisnis terdiri dari beberapa orang atau team. Yang satu sama lain saling mendukung, memberi nasihat dan mengingatkan.

2.Hilangnya komunikasi yang tak diperlukan

Komunikasi dalam organisasi perusahaan seringkali terdapat unsur yang tak diperlukan. Dengan adanya komunikasi semacam ini maka segala komunikasi terarah dan bermanfaat.

Contohnya komunikasi yang dilakukan lewat email untuk laporan penugasan, pekerjaan, absensi, pemberian umpan balik pada pegawai, pembagian dokumen dan komunikasi dengan konsumen.

3.Produktivitas pegawai meningkat

Komunikasi bisnis yang dijalankan secara internal perusahaan terbukti mampu meningkatkan kinerja karyawan.

4.Komunikasi antara departemen semakin intensif

Perusahaan yang bagus adalah perusahaan yang mampu menjalin komunikasi yang baik antara satu bagian dengan bagian departemen lain. Inilah yang menjadi manfaat komunikasi dalam bisnis yakni menjaga komunikasi antara departemen senantiasa terjaga dengan baik. Contoh : bagian marketing berkomunikasi dengan bagian IT Departement.

5.Peningkatan komunikasi dengan pegawai WFH

Di masa pandemi Covid-19 ini, sebagian karyawan ditugaskan untuk bekerja di rumah. Dengan komunikasi bisnis, seorang karyawan bisa bekerja di rumah secara efektif dan efisien. Besar kemungkinan walaupun wabah corona berakhir, karyawan yang bekerja di rumah akan selalu dipertimbangkan.

6.Peningkatan saling berbagi informasi

Perusahaan tidak main-main dalam investasi keuangan untuk membangun komunikasi yang baik. Dalam hal ini, tujuannya adalah menciptakan keterlibatan karyawan sekaligus saling berbagi informasi yang mendukung kemajuan usaha. Dengan meningkatnya pengetahuan karyawan maka bisnis akan berkembang lebih baik di masa depan.

Proses Komunikasi Bisnis

Proses komunikasi dalam bisnis dapat berjalan secara baik dengan melewati tahapan-tahapan berikut ini, antara lain:

1.Adanya ide usaha yang disampaikan pada audience

Inilah inti utama dari proses komunikasi dalam bisnis. Seseorang memiliki ide atau gagasan bisnis yang disampaikan pada penerima.

2.Pesan yang disampaikan harus jelas

Setelah mempunyai gagasan atau ide bisnis maka gagasan itu harus diolah sebaik mungkin agar bisa disampaikan pada penerima secara jelas bisa berupa angka, gambar, huruf, simbol, lambang, kata-kata atau lisan. Detailnya bisa lihat tentang ide marketing.

3.Memilih sarana komunikasi bisnis

Saluran komunikasi untuk menyampaikan pesan bisnis sangat banyak untuk dipilih. Ia bisa menggunakan saluran dalam bentuk bahasa tubuh, bahasa kata-kata maupun tulisan.

4.Penerima memahami pesan bisnis apa yang disampaikan padanya

Pesan yang disampaikan pada penerima harus diterima dengan baik lewat panca indera penglihatan atau pendengaran. Namun seringkali tidak dimengerti oleh penerima. Inilah yang disebut kendala atau hambatan komunikasi dalam bisnis.

5.Penafsiran pesan

Sesudah menerima pesan bisnis maka penerima menafsirkan apa yang disampaikannya melalui otak dan pikiran.

6.Menanggapi

Setelah memahami pesan yang diterima. Lalu penerima menanggapi atas pesan bisnis itu secara positif maupun negatif. Tentu saja, pihak pengirim berharap mendapatkan respon positif dari pihak penerima pesan bisnis bersangkutan. Respon penerima pesan yang disebut umpan balik bisa dalam wujud simbol, tulisan kata-kata maupun verbal lewat saluran komunikasi yang ditentukan.

7.Umpan balik

Pengirim pesan memahami respon atau umpan balik yang diberikan penerima pesan secara jelas. Kemudian ia melakukan umpan balik tambahan dengan bahasa yang sopan dan baik lewat non verbal, tulisan atau lisan.

Contoh Komunikasi Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh komunikasi bisnis, antara lain:

1.Email Penawaran Barang

Email marketing adalah sebuah contoh yang baik bagaimana sebuah bentuk komunikasi dalam bisnis. Isinya berupa penawaran produk barang atau jasa yang menarik beserta bonus dan kelebihan lainnya. Komunikasi gaya ini sering dilakukan perusahaan ecommerce atau marketplace.

2.Surat Penawaran Kerjasama

Surat penawaran kerjasama merupakan salah satu contoh komunikasi bisnis yang berisi tidak berupa penawaran produk barang atau jasa. Namun ia sebuah tawaran kolaborasi antar perusahaan yang sama atau berlainan bidang usaha.

3.Laporan Perusahaan

Memo atau laporan perusahaan juga termasuk contoh komunikasi dalam bisnis. Disebabkan di dalamnya terkandung uraian mengenai kegiatan bisnis yang dilakukan oleh perusahaan

4.Pidato atau Pertemuan

Salah satu kegiatan yang sering dilakukan oleh perusahaan teknologi ponsel adalah launching produk terbaru. Pertemuan seperti ini merupakan contoh komunikasi dalam bisnis karena di dalamnya terkandung terjalin komunikasi tentang usaha. Dimana perusahaan berusaha membujuk orang agar memesan ponsel terbarunya.

5.Telemarketing

Untuk memaksimalkan penjualan produk, setiap perusahaan pada umumnya membentuk divisi telemarketing yang bertugas menawarkan produk barang dan jasa melalui sambungan telepon. Ini merupakan contoh komunikasi bisnis yang cukup efektif untuk mendatangkan penjualan atau konsumen.

Itulah informasi tentang komunikasi bisnis beserta pengertian, fungsi, dan contohnya yang wajib diketahui para pelaku usaha. Memahami dan menguasai dalam berkomunikasi ini akan sangat penting di tengah tantangan dan persaingan bisnis yang semakin ketat.